Định dạng có điều kiện giúp trực quan hóa dữ liệu trở nên sinh động hơn và giúp bạn dễ dàng làm nổi bật các chỉ số quan trọng hoặc cảnh báo, từ đó việc phân tích và hiểu dữ liệu sẽ nhanh chóng, trực quan hơn.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu về định dạng có điều kiện từ những ứng dụng cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, bạn cũng sẽ biết được những sai lầm thường gặp khi áp dụng định dạng có điều kiện trong Power BI và cách khắc phục để báo cáo của bạn luôn hiệu quả.

Trong Power BI, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như tự động thay đổi định dạng các thành phần trong biểu đồ, đổi màu chữ của nhãn dữ liệu hoặc tiêu đề biểu đồ dựa trên giá trị thực tế.

Power BI hỗ trợ người dùng thực hiện định dạng có điều kiện cơ bản một cách dễ dàng, như đổi màu nền hoặc màu chữ của các ô trong bảng hoặc ma trận. Ngoài ra, bạn còn có thể thêm thanh dữ liệu (data bar – thanh màu thể hiện tỷ lệ giá trị ngay trong ô) và các biểu tượng như mũi tên, hình khối... tùy vào giá trị của từng ô trong bảng hoặc ma trận.

Điều kiện định dạng có thể đơn giản, ví dụ như làm nổi bật các giá trị vượt ngưỡng nhất định, hoặc phức tạp hơn với các biểu thức DAX để kiểm soát chi tiết cách thức định dạng.

Power BI sẽ tự động kiểm tra từng giá trị dữ liệu dựa trên các điều kiện bạn thiết lập và áp dụng định dạng tương ứng. Khi dữ liệu gốc thay đổi, định dạng cũng sẽ được cập nhật tự động.

Dưới đây là các kiểu định dạng có điều kiện phổ biến mà bạn có thể áp dụng cho bảng hoặc ma trận trong Power BI:

- Màu nền (Background color) và màu chữ (Font color)

- Thanh dữ liệu (Data bars)

- Biểu tượng (Icons)

- Định dạng đường liên kết (Web URLs)

Các tùy chọn này cho phép bạn thay đổi màu nền hoặc màu chữ của từng ô hoặc đoạn văn bản dựa trên giá trị của chúng. Định dạng màu nền thường được sử dụng để tạo hiệu ứng heat map ngay trong bảng hoặc ma trận, giúp bạn dễ dàng nhận biết các giá trị cao – thấp nhờ sự chuyển đổi màu sắc.

Có ba kiểu định dạng chính mà bạn có thể sử dụng:

- Định dạng dựa trên giá trị của một trường dữ liệu (Field Value)

- Định dạng theo dải màu chuyển tiếp (gradient) (Gradient)

- Định dạng theo các quy tắc tùy chỉnh (Rules)

Với kiểu định dạng này, bạn có thể áp dụng màu sắc dựa trên giá trị của chính ô đó hoặc một trường dữ liệu khác trong mô hình dữ liệu của mình. Cách này phức tạp hơn một chút vì bạn cần xác định màu sắc cụ thể trong một cột dữ liệu hoặc tạo ra một phép đo (DAX measure) để sử dụng.

Ví dụ dưới đây mình sẽ dùng Conditional Formatting để làm nổi bật các quý có doanh thu lớn nhất (màu cam) và doanh thu nhỏ nhất (màu đỏ) theo từng năm.

Giả sử đây là biểu đồ ban đầu của chúng ta.

Giờ để định dạng được các cột theo yêu cầu như trên thì ta sẽ cần viết 1 Measure để định dạng màu sắc theo ý chúng ta muốn như sau.

Hàm DAX ở trên có ý nghĩa là bạn sẽ tìm ra giá trị Sales Amount lớn nhất theo quý của từng năm. Vì thế ta mới có đoạn ALLSELECTED(d_Calendar[Quarter], d_Calendar[Quarter_Number]) để giúp chúng ta lấy ra các cặp giá trị Quarter và Quarter Number không trùng lặp trong bảng Calendar. Điều này sẽ giúp chúng ta bỏ qua Filter Context theo quý đang có trên Visual ở hình trên. Tuy nhiên do ta không sử dụng ALLSELECTED với cột Year nên ta vẫn sẽ còn 1 Filter Context theo năm. Ví dụ mình sẽ cho bạn xem kết quả của công thức DAX ALLSELECTED(d_Calendar[Quarter], d_Calendar[Quarter_Number]) và theo năm CY 2007 như hình dưới đây.

Như bạn nhìn thấy ta sẽ có các cặp giá trị lần lượt là Q1 - 1, Q2 - 2, Q3 - 3, Q4 - 4.

Nhưng tại sao phải có cả sự xuất hiện của Quarter_Number trong khi Visual chỉ đang sử dụng Quarter thôi?

Lý do ở đây đó là cột d_Calendar[Quarter] đang được sắp xếp (Sort by Column) theo cột d_Calendar[Quarter Number]

Vì thế khi bạn sử dụng ALLSELECTED với cột Quarter thì ALLSELECTED sẽ yêu cầu bạn đưa luôn cột Quarter_Number (tực là cột đang dùng để sắp xếp giá trị cho cột Quarter) và để xây dựng cặp giá trị luôn.

Đây là 1 điều mà bạn bắt buộc phải lưu ý nếu không kết quả của bạn sẽ không chính xác.

Sau khi đã lấy ra được các cặp giá trị như trên hình thì hàm MAXX và MINX sẽ đi tìm doanh thu lớn nhất và doanh thu nhỏ nhất theo từng quý theo từng năm 1.

Sau khi bạn lấy được kết quả Max Value và Min Value. Lúc này hàm SWITCH sẽ quyết định xem với giá trị Max bạn sẽ dùng màu gì, với Min bạn dùng màu gì và các trường hợp còn lại sử dụng màu gì.

Bạn có thể set các màu tiêu chuẩn hoặc sử dụng mã Hex Code màu sắc. 

Các bạn có thể tham khảo các bộ mãu màu đã được phối sẵn theo đường link sau: https://colorhunt.co/

Ví dụ như ở đây mình đổi thành bộ màu Hex Code và sửa thành công thức như sau.

(Các bạn lưu ý là bắt buộc phải có dấu # phía trước các mã Hex Code nhé)

Và đây là kết quả mà chúng ta thu được. Trong tương lai nếu các bạn muốn đổi màu sắc thì bạn chỉ cần sửa Measure đã viết là xong. Đây là 1 trong những tính năng mà Power BI có và thay đổi hoàn toàn Dynamic theo kết quả mà bạn tính toán được.

Vậy Excel có làm được điều này hay không? Câu trả lời là có nhưng bạn sẽ phải tạo cột phụ rồi định dạng rất vất vả hơn rất nhiều so với Power BI. 

Đây là 1 trong những lý do mình khuyên các bạn nên chuyển dịch việc làm báo cáo Dashboard trên Excel sang Power BI luôn và ngay

Kiểu định dạng này sẽ áp dụng một thang màu liên tục cho toàn bộ dải giá trị, thường bắt đầu từ màu dành cho giá trị thấp, có thể qua một màu trung gian, rồi đến màu cho giá trị cao nhất.

Các bạn có thể thấy cách Gradient hoạt động qua ví dụ dưới đây.

Và dưới đây là kết quả

Định dạng theo quy tắc cho phép bạn đặt ra các điều kiện cụ thể (ví dụ: lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng một giá trị nhất định) để áp dụng màu nền hoặc màu chữ theo từng trường hợp. Cách này giúp bạn kiểm soát chi tiết hơn so với dải màu chuyển tiếp, và rất phù hợp khi muốn so sánh giá trị với mục tiêu hoặc ngưỡng đã xác định trước.

Bạn cần thiết lập từng quy tắc riêng lẻ, đồng thời chọn màu sẽ được áp dụng khi điều kiện của quy tắc đó được thỏa mãn. Hãy chú ý đến thứ tự của các quy tắc, đặc biệt là khi các điều kiện có thể chồng lấn lên nhau.

Ta sẽ thử với 1 Conditional Formatting sử dụng Rules như hình dưới.

Thanh dữ liệu sẽ hiển thị một thanh ngang ngay bên trong từng ô. Độ dài của thanh này phản ánh giá trị của ô đó so với các giá trị khác trong cùng một cột. Đây là một cách trực quan giúp bạn dễ dàng so sánh và đánh giá các điểm dữ liệu ngay trong từng ô của bảng.

Giả sử ta đang có 1 bảng Matrix như hình dưới đây.

Giờ ta sẽ áp dụng Data Bars cho cột % Sales Amount.

Và dưới đây là kết quả.

Bộ biểu tượng được áp dụng tương tự như khi bạn dùng định dạng theo quy tắc, nhưng thay vì đổi màu, bạn có thể thêm các biểu tượng hoặc ký hiệu bên cạnh các giá trị dữ liệu dựa trên các điều kiện đã thiết lập.

Ví dụ, bạn có thể dùng mũi tên lên hoặc xuống để thể hiện xu hướng tăng/giảm. Các bạn có thể thấy 1 ví dụ nhỏ được sử dụng để thể hiện xu hướng tăng / giảm của doanh thu năm hiện tại và năm trước đó như sau.

Nếu ta chỉ hiển thị các con số như bảng Table ở trên thì sẽ rất khó xác định được các thời điểm mà doanh thu tăng hay giảm hay đứng im. Vì vậy ta sẽ chèn Conditional Formatting dạng Icons cho 2 cột YoY Change và YoY % Change như dưới đây.

Giờ ta có thể thấy là các con số của chúng ta đã dễ nhìn hơn rất nhiều rồi đúng không nào.

Dù không phải là một kiểu trực quan hóa dữ liệu, nhưng định dạng có điều kiện với Web URL cho phép bạn chèn các liên kết trực tiếp vào bảng dựa trên dữ liệu đường dẫn (URL) từ một trường khác. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn tạo trải nghiệm drill-through (liên kết sang báo cáo chi tiết) hoặc dẫn đến các nguồn tham khảo bên ngoài để bổ sung thông tin.

Giả sử bạn có một biểu đồ cột thể hiện tổng doanh số theo từng tháng và muốn làm nổi bật những tháng có doanh số cao nhất để người dùng dễ dàng nhận ra. Đầu tiên, chúng ta sẽ áp dụng định dạng có điều kiện cơ bản cho ba tháng có doanh số cao nhất. Sau đó, chúng ta sẽ sử dụng kỹ thuật nâng cao để giúp định dạng này trở nên linh hoạt và thay đổi động hơn dựa trên lựa chọn của người dùng.

Giả sử đây là biểu đồ ban đầu của chúng ta. Nhiệm vụ của chúng ta ở đây đó là mình muốn các tháng có Sales nằm trong Top 3 sẽ hiện màu cam hoặc 1 màu nào đó nổi bật. Các tháng còn lại sẽ hiển thị màu xám nhạt hoặc màu gì đó bớt nổi bật hơn tuỳ các bạn.

Giờ ta sẽ viết 1 hàm Measure để định dạng như dưới đây.

Và đây là kết quả chúng ta nhận được.

Vậy câu hỏi đặt ra nâng cao hơn chút là mình muốn chủ động lựa chọn Top N thì làm thế nào?

Điều này hoàn toàn có thể làm được. Bạn hãy đi tới Tab Modeling. Sau đó hãy lựa chọn New parameter > Numeric range

Tiếp theo đó bạn hãy chọn như hình dưới

Tại đây bạn hãy tắt bỏ Slider và chọn Style option là Single Value như hình. Sau đó hãy thử gõ số 4 vào nhé.

Bạn có thể thấy là hiện tại giá trị Top 4 vẫn chưa được nhận. Vì thế chúng ta sẽ sửa lại công thức vừa viết ở trên như sau.

Sau đó bạn hãy thay thế Conditional Formatting trên bằng Conditional Formatting mà chúng ta mới viết.

Và dưới đây là kết quả.

Các bạn cũng có thể chuyển Slicer từ dạng như trên thành dạng Tile như hình dưới.

1. Xác định rõ mục tiêu
Hãy xác định chính xác bạn muốn đạt được điều gì khi sử dụng định dạng có điều kiện. Ví dụ, nếu mục tiêu là làm nổi bật các giá trị bất thường (outliers), thì việc dùng biểu tượng có thể không phải lựa chọn phù hợp nhất. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn kiểu định dạng hiệu quả cho báo cáo.

2. Sử dụng màu sắc có chủ đích
Hãy chọn màu sắc phù hợp và có ý nghĩa với người dùng (ví dụ: màu đỏ thể hiện giảm, màu xanh thể hiện tăng) để giúp biểu đồ trực quan và dễ hiểu hơn.
Bên cạnh đó, hãy lưu ý đến khả năng nhận diện màu của người dùng, ví dụ như những người bị mù màu, và sử dụng các bảng màu dễ phân biệt để tăng tính tiếp cận cho báo cáo.

3. Giữ bảng màu đơn giản
Hãy sử dụng bảng màu đơn giản, nhất quán để tránh gây rối mắt cho người xem. Quá nhiều màu sắc sẽ làm giảm hiệu quả truyền tải thông tin của dashboard.
Hãy dành những màu nổi bật hoặc có độ tương phản cao cho những dữ liệu thực sự quan trọng mà bạn muốn nhấn mạnh.

4. Kiểm tra thường xuyên
Hãy thường xuyên xem lại và kiểm tra báo cáo cùng với người dùng cuối để đảm bảo việc định dạng có điều kiện là rõ ràng, dễ hiểu và thực sự mang lại giá trị. Việc lắng nghe phản hồi từ người dùng sẽ giúp bạn hoàn thiện cách định dạng để dễ tiếp nhận hơn.
Ngoài ra, cũng nên theo dõi hiệu năng của báo cáo, nhất là khi sử dụng các biểu thức DAX phức tạp để định dạng, vì chúng có thể ảnh hưởng đến tốc độ tải báo cáo.

5. Liên tục hoàn thiện và cải tiến
Định dạng có điều kiện không phải là công việc “làm một lần rồi để đó”. Khi dữ liệu thay đổi hoặc nhận được phản hồi từ người dùng, hãy sẵn sàng điều chỉnh để báo cáo luôn hữu ích và đúng với mục tiêu ban đầu.

Đó chính là “quá tải định dạng có điều kiện”.

Bạn cần cân bằng giữa việc làm nổi bật các thông tin quan trọng và việc sử dụng quá nhiều màu sắc đến mức mất đi ý nghĩa ban đầu. Hãy chọn lọc kỹ càng những điểm thực sự cần nhấn mạnh. Nếu lạm dụng, báo cáo sẽ trở nên rối mắt và khó theo dõi. Hãy tập trung vào các chỉ số và thông tin quan trọng nhất, gắn liền với mục tiêu của báo cáo hoặc dashboard.

Sử dụng biểu tượng và thanh dữ liệu cũng là một cách hiệu quả để bổ sung ngữ cảnh hoặc đơn giản hóa việc hiểu dữ liệu mà không cần thêm cột, biểu đồ hoặc văn bản. Mũi tên có thể chỉ ra xu hướng, còn thanh dữ liệu giúp so sánh nhanh các giá trị trong cùng một cột.

Định dạng có điều kiện trong Power BI sẽ giúp bạn tạo ra những báo cáo bắt mắt, nhưng hãy áp dụng một cách thận trọng, có mục tiêu rõ ràng.
Chúng ta vừa cùng tìm hiểu nhiều cách áp dụng định dạng có điều kiện, từ cơ bản đến nâng cao. Nếu thực hiện theo các lưu ý trên, bạn sẽ tạo ra những báo cáo vừa đẹp mắt vừa dễ hiểu, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt và phân tích dữ liệu.